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Muitos empreendedores ainda minimizam a importância da gestão de notas fiscais eletrônicas. Os motivos são: Emitem uma quantidade baixa de notas, ou sequer emitem notas, têm poucos fornecedores, então recebem poucas notas para monitorar e, na pior das hipóteses, esse empreendedor não entende a necessidade de receber todas as notas emitidas contra seu CNPJ.
Mas, independentemente da quantidade de transações com nota e do tamanho do negócio, a responsabilidade de quem tem um CNPJ é sempre a mesma perante a Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Grandes empresas como Epson, Batavo, KraftHeinz, Faber Castell e Giraffas já perceberam o poder que a gestão de notas fiscais oferece à inteligência de negócio.
O impacto do controle sobre esses documentos fiscais reflete sobre os processos organizacionais e a capacidade de crescimento do empreendimento.
O gerenciamento de NFes ajuda muito a gestão financeira, os processos de compras e vendas, balanços, avaliações e planejamento.
Esses documentos são os registros das movimentações financeiras do seu negócio e com eles você pode acompanhar melhor suas entradas e saídas, por exemplo.
Se a NFe é tão importante, por que tantos empreendedores ainda descuidam de sua gestão? É aqui que entramos no ponto delicado do tema. Para quem não está muito familiarizado com esse tipo de trabalho, o processo é um tanto complicado.
Para você ter uma ideia, levantamentos apontam que cerca de 40% das empresas brasileiras perdem em torno de 2h por dia buscando, registrando, arquivando, enfim, cuidando de notas fiscais eletrônicas.
Foi pensando em facilitar a vida dos empreendedores que surgiu a Arquivei, uma empresa de tecnologia genuinamente brasileira que simplifica todo o processo de controle e gestão de notas fiscais eletrônicas.
A Arquivei se conecta direto com a Sefaz e consulta e baixa as NFes emitidas para seu CNPJ, tenha seu fornecedor lhe enviado ou não os documentos. Inclusive, se alguém emitir uma nota para seu CNPJ sem seu consentimento (por fraude ou por engano), é possível monitorar em tempo real e receber avisos de cancelamento de notas.
Essa ferramenta é totalmente online, portanto não é necessário instalar nada e todo o armazenamento das informações é garantido pela segurança do servidor mais seguro do mundo, a Amazon. São disponibilizadas para a empresa a nota fiscal no formato XML (arquivo completo) e a DANFe (resumo das informações da NFe em modo texto, pronto para impressão e envio a clientes).
Além disso, ela atualiza automaticamente o status das notas fiscais, inclusive cartas de correção, que é um aditivo da nota, corrigindo algo. A plataforma também permite que você busque notas por qualquer dado: produto, código de barra, número do boleto, chave de acesso, fornecedor, data, valor etc. E ainda é possível gerar um relatório em Excel com todos esses dados.
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